Los ERP para microempresas son una excelente opción para manejar los procesos internos de este tipo de compañías. Los sistemas de gestión empresarial permiten una movilización de recursos y una mejor gestión en la organización, incluso en compañías de menor tamaño.
Ahora bien, vamos a abordar en este artículo los ERP para microempresas, cuál elegir y por qué hacerlo. De esta manera, tendremos una información mucho más amplia para tomar una decisión que sea la más conveniente en lo que respecta a sistemas de gestión y planificación empresarial.
¿Por qué las microempresas deberían usar un ERP?
Las microempresas son el eslabón más pequeño dentro del rango de tamaño de empresas que pueden existir, su personal no excede mayormente de 15 personas, y son entre familiares, amigos y conocidos que se agrupan para crear una empresa.
Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que a pesar de no contar con una gran cantidad de personal, decidamos usar un ERP para microempresas, ya que esto nos ayuda más que todo a organizar y gestionar con mucha mayor eficiencia los procesos que tengamos dentro de la empresa.
Y también nos permitirá escalar y crecer de manera eficaz y progresiva.
Cuándo se trata de un ERP para microempresas, ¿cada negocio es diferente?
Cuando hablamos de un ERP para microempresa, tenemos que tener en cuenta el modelo del negocio, de esa manera podremos abarcar y obtener las mejores ventajas del sistema de gestión empresarial que escojamos.
En tal sentido, cada negocio presenta sus propias características que sin duda con el ERP correcto se puede llegar a trabajar y sacar el máximo provecho. Lo importante acá es escoger el ERP que pueda garantizar lo que la microempresa necesita y para ello debemos de conocer los software que están en el mercado y que están en el top 5 de los mejores.
TOP 5 mejores ERP para microempresas:
- SAP Business One
- Odoo
- Netsuite
- Mygestion
- Microsoft Dynamics 365
Pasos a seguir para elegir un sistema ERP para microempresas:
1. Establecer las necesidades de mi empresa (organizativas y de gestión)
Antes de elegir un sistema ERP, es crucial comprender las necesidades específicas de tu microempresa. Esto implica identificar áreas clave que necesitan optimización, como la gestión de inventario, contabilidad, recursos humanos, ventas y marketing. Además, considera factores como el tamaño de tu empresa, el número de empleados, la complejidad de tus procesos comerciales y las regulaciones específicas de tu industria. Realizar un análisis exhaustivo de estas necesidades te ayudará a encontrar el sistema ERP que mejor se adapte a tu empresa.
2. Escoger el software de sistemas de gestión empresarial o ERP
Una vez que hayas identificado tus necesidades, es hora de investigar y seleccionar el software ERP adecuado. Evalúa cuidadosamente las opciones disponibles en el mercado, considerando aspectos como la funcionalidad ofrecida, la facilidad de uso, la compatibilidad con tus sistemas existentes, la reputación del proveedor y, por supuesto, el costo. Es útil solicitar demostraciones del software y obtener referencias de otros usuarios para tener una idea clara de cómo se adaptará el ERP a tu empresa.
3. Decidir si será establecido en la nube o por medio de un servidor local
Una decisión importante al elegir un sistema ERP es determinar si deseas una solución basada en la nube o instalada localmente en un servidor en las instalaciones de tu empresa. La opción de la nube ofrece ventajas como la accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a Internet, actualizaciones automáticas y menor inversión inicial en hardware. Por otro lado, un sistema local proporciona un mayor control sobre los datos y puede ser preferible si tu empresa maneja información altamente confidencial o si tienes restricciones regulatorias específicas. Evalúa cuidadosamente los pros y los contras de cada opción antes de tomar una decisión.
4. Preguntar al proveedor sobre los cambios en escalabilidad, seguridad y soporte
Antes de comprometerte con un proveedor de ERP, asegúrate de hacer preguntas importantes sobre su capacidad para adaptarse al crecimiento de tu empresa (escalabilidad), las medidas de seguridad implementadas para proteger tus datos confidenciales y el nivel de soporte técnico que proporcionan. Es esencial tener claridad sobre cómo el proveedor manejará cualquier problema técnico o necesidad de actualización en el futuro. Además, pregunta sobre los costos asociados con servicios adicionales, como la personalización del software o la capacitación del personal.
5. Implementar el sistema de gestión de empresarial ERP en la empresa
Una vez que hayas seleccionado el sistema ERP adecuado y hayas finalizado los acuerdos con el proveedor, es hora de implementarlo en tu empresa. Este proceso puede ser complejo y requiere una planificación cuidadosa para minimizar interrupciones en tus operaciones comerciales. Asegúrate de asignar suficiente tiempo y recursos para la capacitación del personal, la migración de datos y la configuración del sistema según tus necesidades específicas. Considera la posibilidad de implementar el ERP por fases para facilitar la transición y garantizar una adopción exitosa por parte de tu equipo. Además, establece métricas de seguimiento para evaluar el rendimiento del sistema una vez implementado y realiza ajustes según sea necesario.
Entonces, ¿qué puede hacer por mí un ERP para microempresas?
Un ERP para microempresas puede ser una solución integral a muchos aspectos que tenemos siempre abandonados o que no prestamos mucha atención. Este es un mecanismo que puede ayudar a organización las finanzas de la microempresa, llevar la contabilidad, gestionar el ingreso de la persona, hacer fluir mejor las decisiones de la empresa.
En definitiva, un ERP para microempresa gestiona los pequeños procesos que se realizan, mejoran las condiciones de trabajo y la organización, simplifica la burocracia y agiliza pedidos o demandas que necesita la empresa. Es una herramienta que mantiene activa y en mejoramiento los procesos internos de la microempresa.
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